Steuerberatung

Business and financial accounting

Die Komplexität der mexikanischen Kosten- und Leistungsrechnung, der Materialbuchhaltung, der Lohnbuchführung und der Anlagenbuchhaltung, sowie die der nachgelagerten Prozesse des Controllings, der Liquiditätsplanung oder des iReportings steigt mit der Internationalisierung einer Unternehmensgruppe. Das bindet dauerhaft Management- und Sachbearbeiterressourcen in der Bewältigung von Alltagsaufgaben, sowohl in der Tochter- als auch in der Muttergesellschaft. Aufgrund unserer Projekterfahrung wissen wir, dass zum Aufbau des Finanzwesens nur kurzfristig – ca. 6 Monate – ein Interim-Professional gebraucht wird; danach ist auf jeden Fall eigenes festangestelltes Personal zu rekrutieren, um die Zahlen am Point of Production zu haben.

Deshalb wird vielfach von sog. Shelter Companies das Outsourcen der Betriebs- und Finanzbuchhaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit allen dazugehörigen Arbeitsvorgängen mit dem Argument angeboten, das man angeblich nur dann Wachstum generieren könne, wenn sich die Tochtergesellschaft ausschließlich auf die Kernprozesse konzentriere.

Das ist aus unserer Sicht falsch; die Strategie von Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu beschränken, führt naturgemäß zu einer Verlagerung von großen Anteilen der Wertschöpfungskette auf Lieferanten und damit ein Stück weit in eine Abhängigkeit. Dies trifft auch auf die Verwaltungsprozesse zu, wenn vermeintlich nicht-wertschöpfende Bereiche wie die Buchhaltung ausgesourced werden sollen?

Wir sind der Überzeugung, dass solche sensiblen und wichtigen Daten preiswerter, sicherer und zeitnaher im Unternehmen und von eigenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Deshalb empfehlen wir, die Finanzbuchhaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Cash-Management immer vor Ort im Unternehmen mit eigenem anzustellendem Personal aufzubauen. Einzig in den Gründungsmonaten (längstens bis zum SOP) brauchen Sie eine externe interimistische Accounting-Unterstützung.

Das Steuerbüro wird ausschließlich für den Jahresabschluss beauftragt; ebenso die davon getrennte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. So stellen Sie dreifach sicher, dass Fehler vermieden werden.

Der AIM-Interim-Accounter baut einzig das System schnell und präzise nach den Vorschriften des Landes UND der Muttergesellschaft auf, denn er kennt aus vielen Projekten sowohl die Anforderungen der deutschen Muttergesellschaft als auch die des mexikanischen Gesetzgebers. Nach Suche, Auswahl und Einstellung des festangestellten Buchhalters übergibt der AIM-Interim-Accounter seine Arbeit.

Die nachfolgende Vorgehensweise ist die von unserem Kooperationsberater Juan Carlos Herrera aus Mexiko City, der mit seinem Mitarbeiter auch in San Luis Potosí, in Querétaro, in Irapuato und in Puebla arbeitet.

Initial activities:

(zurzeit nur lokale englischsprachige Interim-Buchhalter verfügbar)

  • Assistance with incorporation into the tax payer registry and with obtaining a tax payer number.
  • Assistance with obtaining electronic tax signatures.
  • Review of the company’s design of a chart of accounts, according to the policies of the company as well as the requirements of Mexican general accounting principles and Mexican tax laws.
  • Setup and parameterization of our accounting software.
  • Review of the actual accounting / financial reporting status of the company.
  • Assistance in the incorporation procedure of the company before the Mexican social security institute.
  • Assistance in the incorporation procedure of the company before the state treasury for payment of 2% state payroll tax.
  • Recommendation to set up banking accounts and systems, item of crucial importance with regards to the whole structure and delivery capabilities of the Mexican banking system.
  • Setup and parameterization with company’s data of BDO payroll software.

The accounting and monthly bookkeeping service includes the following activities.

  • Elaboration of:
    • Accounting registry of revenues, disbursements and journal vouchers, in BDO accounting software.
    • Registries and keep track of all incoming invoices in supplier ledger and trial balance.
    • Statutory accounting books (libro mayor y libro diario), according to Mexican tax provisions.
    • Records to collect and control fiscal records / tax concepts that should be included in the accounting system and according to the Mexican tax legislation, in enunciative, but not limitative manner: net operation losses, after-tax earnings account (CUFIN), etc.
  • Keep all the official accounting records (together with original invoices).
  • Execute year-end procedures and closings, according to Mexican tax law, general accounting principles and the company’s politics.
  • Preparation of the following reports:
    • monthly financial statements
    • monthly trial balance
    • monthly general ledger

The tax and official reports service includes the following activities:

  • Preparation of
    • monthly tax returns and official reports, including: corporate income tax (ISR), value added tax (IVA), flat tax (IETU) and withholdings on salaries, fees or any other payment subject to a withholding.
    • annual tax returns of the year, including income tax, value added tax, and business flat tax.
    • informative and statistical annual tax returns (DIOT), according to Mexican tax law, for example: most important clients and suppliers, payments to foreigners, and any other applicable to the company.
    • accounting information for annual and periodical reports to the Department of Economy Foreign Investment Registry.
  • Prepare and file special report before Mexican tax authorities informing of foreign shareholders, to assist said shareholders not to have the obligation to obtain their personal Mexican tax identification number (RFC),
  • Determination, control and update of fiscal accounts, such as: CRA, CIFIN NOLs, etc., according to the se-veral Mexican tax law and dispositions.

The Payroll service includes the following activities:

BDO intervention would be primarily oriented from the date established by the customer, to the processing and preparation of the payroll for the employees of the company, under the following scope:

  • BDO will prepare payroll related reports within the requirements of Mexican law and according to the instructions and the approval of the company.
  • Calculation of payroll in monthly basis:
    • Salary and wages.
    • Personal / individual income tax.
    • Any withheld tax or social contribution.
  • Preparation of notices, registrations, salary changes, discharges, etc. to the social security to be executed by the representative of the company.
  • Determination of the integrated diary salary for social security purposes for each employee and according to his benefits plan.
  • Calculation of vacation prime.
  • Preparation of the payroll receipts / payroll stubs.
  • Calculation and preparation of the year-end bonus in December (christmas bonus).
  • Calculation of statutory profit sharing payable to employees, in accordance to Mexican law.
  • Preparation of the certificate of income and tax withholdings for employees.
  • Calculation of settlement and / or severance payments.

The treasury / administrative services include the following activities:

  • Maintain bank accounts of the company.
  • Keep track of deposits into the account.
  • Keep track of checks / wires issued.
  • Keep track of bank accounts balance to avoid charges for low balance or rejected checks.
  • Review supporting documents (to be in compliance with Mexican tax law requirements for deduction purposes) for payment of expenses / purchases and payroll.
  • Disburse funds (checks) with previous authorization toward expenses.
  • To protect the company we need proper support in every payment to be issued
  • Every payment must have written authorization of an authorized officer of the company.
  • Payroll and expense reimbursement payments to employees.
  • Checks will only be issued after written authorization of a proper officer of the corporate office. (BDO will designate three individuals as authorized signatures, with the lock of having always two joint signatures. Only in the start-up phase)